Språkprofil for Malvik kommune

Malvik kommunes verdier om å være åpen og samhandlende forutsetter en god dialog og informasjon som er tilgjengelig og forståelig. Forståelse er nødvendig for å få en god dialog. Vårt klarspråkarbeid skal bidra til at dokumenter og tekster fra Malvik kommune skrives slik at mottakerne:

• finner det de trenger
• forstår det de finner
• kan bruke det til å gjøre det de skal

Å forstå offentlig informasjon er viktig for innbyggernes mulighet til å delta i demokratiske prosesser og for å kjenne sine rettigheter og plikter. Vi har derfor utarbeidet en språkprofil som skal gjelde for all tekst vi produserer, uansett målgruppe. Et viktig prinsipp er at teksten skal være tilpasset mottakeren, enten dette er enkeltpersoner, fagfolk, kollegaer, politikere eller samarbeidspartnere.

I dette arbeidet har vi hentet inspirasjon fra arbeidet med "Klarspråk i staten" og fra andre kommuner. Vi vil spesielt takke Trondheim kommune som har tillatt oss å gjenbruke mye av materialet i sin språkprofil.

Med klart og tydelig språk yter vi god service. Lykke til!

November 2016

Carl-Jakob Midttun
rådmann

Sett deg i leserens sted. Vær kritisk til utsagn som "slik har vi jo alltid gjort det". Vi skal fortsatt bruke dokumentmaler og standardbrev, men vi må ta oss bryet med å se på om de kan forbedres.

Still spørsmål som: er dette forståelig for leseren? Skjønner leseren budskapet? Vi må tenke over hvordan vi bygger opp tekstene våre, hvordan vi lager setninger og hvilke ord vi bruker. Dette er antakelig det viktigste tiltaket for at vi skal lykkes med språkarbeidet.

Hva er poenget med teksten din? Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten? Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant. Ved å være bevisst på hvem du skriver til, kan du tilpasse innhold og formuleringer slik at det passer for mottakeren.

Det er forskjell på om du skriver til en kollega, til et politisk utvalg eller til innbyggerne.

Vi må tenke på hva målgruppen har av kunnskap om saken fra før, og hvilke forutsetninger de har for å skjønne teksten. Ikke alle kjenner regelverket og fagordene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare både saken, regelverket og fagordene slik at folk forstår.

Tenk også igjennom hvilken respons du ønsker på teksten. Skal mottakerne bare få informasjon, skal de svare på spørsmål eller sende inn opplysninger eller dokumentasjon? Sørg for at dette kommer tydelig fram - da er sjansen større for at mottakerne gjør det som er riktig.

Bruk en hyggelig tone når du skriver brev og e-poster. Hvis innbyggerne skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Vi må tenke at vi skal snakke med og ikke til mottakeren. For å gi teksten en mer imøtekommende og personlig tone bør vi bruke du og dere når vi skriver.

Unngå å omtale mottakeren din i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker, hjemmelshaver) eller ved hjelp av ubestemt pronomen (man og en). Bruk heller ikke høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform, fordi det er stivt og skaper avstand.

Det skal dessuten være lett å se hvem som er avsender av teksten. Vi skal derfor introdusere Malvik kommune tidlig i teksten og bruke navnet når vi sier noe om kommunens rolle og oppgaver. Videre i teksten er det greit å variere med vi. Da blir det også enklere for mottakeren å forstå rollene i teksten - hva som er forventet av mottakeren og hva mottakeren kan forvente av kommunen.

Vi skal alltid være bevisst på hvilken stil og tone vi bruker. Måten vi skriver på må være tilpasset situasjonen og budskapet, og vi må prøve å sette oss inn i hva mottakeren tenker og føler. For eksempel: Dersom en innbygger sender oss en fortvilet klage etter å ha fått avslag på en søknad om sykehjemsplass, kan (ellers hyggelige) fraser som "ha en god dag" oppleves som upassende og som om vi ikke tar klageren på alvor.

Vær også klar over at humor og ironi kan tolkes ulikt. Bruk derfor humor med varsomhet og unngå ironi i kommunikasjon med innbyggerne.

Begynn alltid med det som er viktigst for leseren, altså det som er helt avgjørende at leseren får med seg. Det betyr at hovedbudskapet, for eksempel vedtaket i et vedtaksbrev, må komme først i teksten, etter en kort innledning som setter teksten inn i en sammenheng. Faktagrunnlag, vurdering og informasjon om klageadgang er tekstdeler som kan komme senere. Ta bare med det som er relevant for leseren, og stryk resten.

Lag beskrivende overskrifter og mellomtitler. Da blir tekstene våre lettere å orientere seg i. Leserne starter gjerne en tekst fra flere innganger og hopper underveis i lesingen. Overskrifter og mellomtitler er viktige leseinnganger: Her stopper leseren opp et øyeblikk, på jakt etter noe interessant.

Det er særlig viktig at overskriften er presis og dekkende for hva saken handler om. Overskriften kan fortelle leseren mye og må gjene avsløre hovedbudskapet i teksten. Overskrifter med bare ett ord blir som regel for generelle og upresise. Vi må også passe på at overskriftene er søkbare i arkivsystemet vårt, ephorte.

Del teksten opp i avsnitt. Jo flere avsnitt, desto flere leseinnganger. Organiser alltid ett eller flere avsnitt under samlende mellomtitler. Unngå såkalte halvavsnitt. Avsnitt skal markeres med en åpen linje. Presise og informative mellomtitler hjelper leseren til å finne fram til de enkelte delene av teksten. Mellomtitler bør brukes i alle typer tekst, for eksempel brev, nettekster og e-poster.

Tenk på teksten din som en samtale med leseren. Da er det naturlig å henvende seg direkte til leseren ved hjelp av et aktivt språk, der vi bruker konkrete ord som vi, du og dere. På den måten får vi fram hvem som gjør hva, og det blir naturlig å plassere subjektet og verbalet langt fram i setningen. Da blir teksten tydeligere og lettere å skjønne for leseren.

Dette innebærer å unngå passive formuleringer som tradisjonelt har kjennetegnet byråkratiske tekster. Der idealet tidligere var å tre tilbake i teksten og holde avstand, er det i dag naturlig å vise også i tekst at avstanden mellom kommunen og innbyggerne er kortet inn: Vi er dus med hverandre og skal være nære, tilgjengelige og imøtekommende.

Unngå også såkalt substantivering. Substantivering innebærer å bruke kompliserte substantivuttrykk (foreslå formidling av velkomstinformasjon") der vi kan uttrykke oss enklere ved hjelp av verb ("ønske velkommen"). Med verb får vi koblet innholdet tydeligere til handling. Språket blir også mer konkret og umiddelbart forståelig.

Tenk på hvem leseren er, og skriv sånn at leseren forstår. Velg enkle og korte ord der dette er mulig. Bruk konkrete, presise og kjente ord der du kan. Innenfor de ulike fagområdene i kommunen bruker vi mye fagord og stammespråk, ofte uten å være bevisst det selv.

Når du jobber i et fagmiljø, blir du gjerne "blind" for hvilke ord som kan være vanskelige for utenforstående å forstå. Som rørlegger er det lett å glemme at ikke alle vet hva en slamsuger er, og som byggesaksbehandler blir du fort vant til å omtale kundene dine som tiltakshavere.

Du må forklare ord som du har grunn til å tro at leserne dine ikke forstår. Plasser gjerne forklaringen i en parentes bak det aktuelle ordet. Det kan hende at du må inngå kompromisser og bruke et mindre presist språk når du forklarer. I andre tilfeller kan det være nyttig for leseren å få presentert et eksempel eller en illustrasjon. Test gjerne ordvalget ditt på en kollega eller venn utenfor fagmiljøet hvis du er usikker på om et ord er enkelt å forstå.

Bruk et moderne språk og unngå formuleringer som virkere fremmede eller foreldet. Prøv å skriv det slik du snakker - og bruk unntaksvis ord som du knapt bruker i muntlig språk. Vi bør unngå en del utdaterte verb, som for eksempel påføre, påse, utstede, påklage og nedtegne, og bytte dem ut med mer moderne ord.

Vi bør også unngå gammeldagse og byråkratiske formuleringer som således, hvorledes, angående, vedrørende og i henhold til.

Legg vekk formuleringer som foreliggende, hjemmehørende og gjeldende. Unngå substantiver uten bestemmelse (lov, sak, dokument" eller med enkel bestemmelse (denne lov, denne sak, dette dokument). Bruk heller substantiv med dobbel bestemmelse (denne loven, denne saken, dette dokumentet).

Vær obs på moteuttrykk. Nye moteord kommer stadig inn i språket. Slike moteord sniker seg inn i dagligtalen og kan være mye brukt, men er ofte uklare i innhold og kan etter hvert få preg av utslitthet. For eksempel er uttrykket fokus på en gjenganger. Nå sniker også adressere seg inn i dagligtalen, og ordet robust brukes svært mye.

I forhold til er også mye brukt. Hovedregelen er at i forhold til brukes når vi sammenligner. Utsagnet Han er snill i forhold til sin søster betyr ikke at han er snill mot sin søster, men at han er snillere enn sin søster.

Et stadig mer vanlig uttrykk er å arbeide mot, som ikke er ment å bety motarbeide, men tvert imot å arbeide for noe eller med noen. Felles for disse uttrykkene er at de er upresise og vage. Hvis vi bruker moteordene sjeldnere, blir også språket mer variert.

Bruk korte setninger. Det gjør teksten din mer leservennlig og forståelig. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger). Punktum får øyet til å stoppe opp.

Les teksten høyt for deg selv. Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive. Det kan også være lurt å involvere flere i skrivingen. Det er lett å se seg blind på egen tekst. Få en kollega til å lese gjennom teksten din før du sender den, og særlig når du er i tvil om en formulering er forståelig. Et nytt blikk der vi er "på parti med leseren", vil som regel gjøre teksten din bedre.

Vi har tre grunnregler på norsk:

En tommelfingerregel ellers er at du skal bruke liten forbokstav. Hvis du er i tvil, er liten forbokstav det riktige. Under her finner du en oversikt over de viktigste reglene for stor og liten forbokstav, med eksempler.

Institusjoner og organisasjoner med navn i to eller flere ledd har stor forbokstav bare i første ledd.

Det gjelder også ledd etter egennavn:

• Malvik kommune
• Malvik folkebibliotek
• Trøndelag brann- og redningstjeneste
• Bruket kulturhus

Politiske utvalg og komitéer har liten forbokstav:

• kommunestyret
• formannskapet
• administrasjonsutvalget
• utvalg for helse og velferd

Vi skriver avdelinger, enheter og virksomhetsområder i kommunen med liten forbokstav:

• areal og samfunnsplanlegging
• barne- og familietjenesten
• eiendomsservice
• boveiledningstjenesten
• psykisk helsetjeneste og rus

Når stillingen/personen og institusjonen har samme navn, har stillingen/personen liten forbokstav og institusjonen stor forbokstav:

• rådmannen (stillingen/personen)
• Rådmannen (institusjonen)
• barneombudet (stillingen/personen)
• Barneombudet (institusjonen)
• fylkesmannen (stillingen/personen)
• Fylkesmannen (institusjonen)

Bruk liten forbokstav når du skriver titler og stillingsbetegnelser.

Det gjelder også i stillingsannonser og når tittelen står under navn på visittkort og i brevsignaturer:

• rådgiver
• konsulent

Bruk åtte siffer for dato i brev og dokumenter (i rekkefølgen dag-måned-år):

13.10.2015

Bruk både bokstaver og tall for dato i løpende tekst:

13. oktober 2015

Bruk ordet den bare når du ikke oppgir måneden:

Du får lønn den 12. i hver måned.

Bruk fire siffer i klokkeslett med punktum mellom time og minutter:

11.15 og 12.00

Skriv mobilnummer i grupper på tre, to og tre tall:

916 13 813

Skriv fasttelefonnummer i fire grupper på to og to tall:

73 97 20 00

Skriv femsifrede telefonnummer i ett:

07373

Tall til og med tolv skrives vanligvis med bokstaver:

Malvik har fem barneskoler og to ungdomsskoler.

Skriv store tall med siffer

Enheten har et bruttobudsjett på 35 millioner kroner.

Unngå å blande siffer og bokstaver hvis du skal skrive flere tall i samme setning. Velg én av delene:

Enten: Fem av seksten kommuner svarte på undersøkelsen.

Eller: 5 av 16 kommuner svarte på undersøkelsen.

I tabeller skriver vi alle tall med siffer.

Dersom det er viktig å framheve selve tallet, kan du bruke siffer:

Klagefristen er 3 uker.

Skriv siffer med fire tall med mellomrom:

Det er et behandlingsgebyr på 3 500 kroner.

Skriv siffer med fem tall eller mer med mellomrom mellom hvert tusen:

Tilskuddet er på 200 000 kroner.

Skriv beløp og kroner helt ut i løpende tekst. Unngå komma og tankestrek etter beløpet:

540 kroner (store tall)

Ti kroner (små tall)

På norsk bruker vi komma i desimaltall, ikke punktum, og vi bruker flertall av substantivet:

1,2 grader

3,6 millioner

Unngå å bruke forkortelser i løpende tekst.

Det gjelder særlig forkortelser som er ukjente eller interne som ARESAM, OPKU og HEVE. Forklar alltid forkortelser første gang du bruker dem i en tekst.

De fleste forkortelser har punktum til slutt. Unntaket er forkortelser for myntenheter, mål og vekt (kr - kroner, m - meter og g - gram).

Her er skrivemåten for de vanligste forkortelsene

Orddeling og særskriving minner om hverandre, men det dreier seg om to ulike ting.

Når det ikke er plass til å skriver mer på ei linje, kan vi dele et ord med bindestrek før vi skifter over til ny linje:

Slik orddeling ved linjeskift er det regler for. Det må være minst to stavelser i et ord før vi kan dele det. Vi kan dele ordet ved å la én konsonant og én vokal gå over til neste linje.

(lin-je, hopp-et)

eller vi kan dele mellom leddene i ordet

(røyk-fritt, ord-deling)

Særskriving vil si å skrive sammensatte ord i to eller flere ord. Det er en vanlig skrivefeil i dag at ord som skal skrives i ett, blir skrevet i to ord:

"røyk-fritt" i stedet for "røykfritt"

"ananas biter" i stedet for "ananasbiter"

"dyre unger" i stedet for "dyreunger"

Uttrykk som begynner på av, for, i, med, om, over, på og til skrives ofte i to ord. 

Viktige unntak: iblant, imellom, imot, ifra, istedenfor (men: i stedet for), isteden (men: i stedet).

Her er de viktigste kommareglene:

• Komma etter leddsetning som står først i en helsetning:

Hvis du vil ha billetter til forestillingen, må du være ute i god tid.

• Dersom leddsetningen kommer sist, skal det ikke være komma:

Du må være ute i god tid hvis du vil ha billetter til forestillingen.

• Komma mellom setninger som er bundet sammen med og, eller, for og men.

Else skjønte ingenting, men Eva lo hjertelig.

Hege har fått seg ny jobb, og Petter er fremdeles jobbsøker.

• Merk: alltid tegn foran men, enten komma eller punktum. 

• Komma etter innskutt leddsetning

Boka som ligger på bordet er min.

• Komma foran leddsetning som ikke er nødvendig for å gi helsetningen full mening:

Han stanset bilen, slik at fotgjengeren kunne krysse gata.

• Komma foran innskutt leddsetning som ikke er nødvendig i helsetningen:

Forestillingen, som varte i flere timer, hadde et stort publikum. (Det som står mellom kommaene her, er bare en tilleggsopplysning).

Bindestrek og tankestrek er to forskjellige tegn med ulike bruksområder.

Her er noen eksempler:

Hvis du skal utelate en del av et ord, må du markere det som er utelatt med bindestrek:

handlings- og økonomiplanen, helse- og sosialsektoren

Hvis det første leddet er et siffer, skal du skrive ordet med bindestrek:

1961-årgangen, 30-årsdagen, A4-format

Hvis du skal lage en ordsammensetning med egennavn, bør du sette bindestrek mellom navnet og resten av ordet:

Ibsen-året, Utkant-Norge

Tankestreken er lengre enn bindestreken. For å få fram tankestreken holder du CTRL-tasten inne mens du trykker på minustegnet på tall-tastaturet.

Du kan bruke den:

• ved innskudd og tilføyelser (med mellomrom på hver side av tankestreken):

Dette er – tross innvendingene over – den beste løsningen.

• ​foran direkte tale (med mellomrom mellom tale og tankestrek):

– Vi må utvikle en bærekraftig by, sa byplansjefen.

• ​når du angir ytterpunkter i for eksempel tid og rom, strekning eller omfang (uten mellomrom):

​klokken 09.00–15.00, mandag–fredag, perioden 2005–2011, strekningen Trondheim–Oslo

Prosenttegn ( % )

Skriv prosent med bokstaver i løpende tekst:

Budsjettet har økt med 3,5 prosent.

I tabeller og lignende kan du bruke %-tegnet. Husk mellomrom mellom sifferet og tegnet: 0,5 %.

Skråstrek ( / )

I løpende tekst er det best å la være å bruke skråstrek, særlig hvis det er uklart hva tegnet står for. Skriv heller "eller" eller "og" hvis det er det du mener.

Skråstrek kan vise til alternativ:

ja/nei-spørsmål, bokmål/nynorsk, og/eller, kommer/kommer ikke

Skråstrek kan brukes med bindestrek:

ja/nei-spørsmål, inn-/utlogging

Skråstrek kan brukes i enkelte forkortelser:

t/r (tur-retur)

Skråstrek kan brukes ved tidsrom:

årsskiftet 2014/2015, månedsskiftet april/mai

Anførselstegn/hermetegn (" ")

Du bruker anførselstegn når du siterer et utsagn:

Han sa: "Denne filmen var veldig god."

Kolon ( : )

Kolon brukes for å peke på det som kommer etter. Hvis det som kommer etter kolon er en helsetning eller et egennavn, skal vi bruke stor bokstav, ellers ikke.

Semikolon ( ; )

Semikolon brukes i to tilfeller:

• Semikolon mellom to hovedsetninger, der den andre utfyller eller på annen måte henger sammen med den første:

I går kjøpte han seg ny Ferrari; i dag døde han i bilulykke.

• Semikolon etter leddene i en oppramsing:

Følgende spillere stilte: Espen Holm, Miklagard Golfklubb; Markus Lykke, Losby Golfklubb; Per Martinsen, Hov Golfklubb.

Apostrof ( ' )

Apostrof er et tegn som står mellom eller etter bokstaver.

• Som hovedregel skal det ikke være apostrof ved genitivsuttrykk på norsk.

Astrids bil, FNs generalsekretær, EUs direktiv.

• I ord som slutter på s, x eller z, markerer du genitiv bare med apostrof:

SAS' ruteopplegg, Røros' hovedgate

• Du bør ikke bruke apostrof, men bindestrek i tilfeller som:

x-en og pc-en

Feil bruk av adjektiv eller adverb er vanlige gjengangere. Her er noen eksempler:

Lengre eller lenger?

Lengre er komparativ/bøying av adjektivet lang:

En lengre reise.

Et lengre sykdomsleie.

Ishockeykølla er lengre enn bandykølla.

Lenger er komparativ bøying av tids- og stedsadverbet lenge:

Det er ikke lenger trygt å gå ute om natten.

Du må stille deg lenger bak.

Det er ikke lenger siden enn i går at jeg traff henne.

Enda eller ennå?

Både enda og ennå kan brukes som tidsadvervb:

Jeg har ennå/enda ikke begynt å trene. Ennå/enda henger eplene på trærne.

Som gradsadverb kan du bare bruke enda:

Hun er enda tøffere enn Lille My.

Enda verre.

Enda tristere.

Enda sprekere.

I følge eller ifølge?

Jeg er i følge med en gruppe.

Ifølge Malvik-Bladet...

Infinitivsmerket "å" forteller at det som følger, er en infinitiv.

Dersom vi skriver "å", skal det derfor også alltid følge et verb i infinitiv.

Konjunksjonen "og" er et bindeord som brukes mellom ord eller ordgrupper av samme type eller med samme funksjon. "Og" kan derfor også stå mellom to infinitiver, som for eksempel her:

Han prøvde å lære å strikke og sy.

Bokmålsordboka | Nynorskordboka

Her kan du slå opp både på bokmål og nynorsk.

Korrekturavdelingen

Her får du språkhjelp og oversikt over språkregler.

Språkrådet

Her får du svar om blant annet skriveregler, praktisk grammatikk og skriveråd.

Tips om- og inspirasjon til klarspråkarbeid.

Her ser du flere alternativer for å unngå stivt språk.

Her finner du eksempler på mye (god) humor fra dårlig språk.

Svadageneratororer finner du mange plasser. Her har du en offentlig versjon!